具有秘书职能的办公室经理的职位描述：功能和要求

即使只有一小部分员工（仅包括公司负责人及其员工），也需要负责任的员工作为组织力量，能够指导和控制工作流程-这个想法决定了办公室经理的职位描述文本。

这样的职位要求申请人具有一套特定的技能和适当的教育，以及与人互动的能力。但是，此要求列表不限于此。

职位描述

在申请职位的阶段，候选人可以使自己熟悉规范其在公司的权利，职责和责任范围的行为。这样的文档称为工作描述。它包括五个主要部分：

一般规定它们包含所有组织信息：企业名称，职位和所属的结构单位。它还指示从属，职位填补和解雇的程序以及教育和资格要求。
职责本节列出了员工的职责，以及如何执行这些职责。
员工的权利，即有助于有效履行职责的所有其他功能。
责任。根据本节，管理层决定对劳动质量，晋升或罚款的评估。
关系。本部分管理与员工在行使职能过程中可能与外部和内部部门进行的所有通信。

撰写职务说明的原则

编制此类文件的规范依据是经理，专家和其他雇员职位的资格目录（1998年）。在开发过程中，人们非常注意员工履行职务的条件和条件的描述。文件标题中包含工作的详细信息，例如“秘书的职位描述”（办公室经理或总会计师）。

此外，如果有两个职位相同，但任务不同，则应准备反映这些差异的不同文件。人事干事办公室经理的职务说明与秘书的同一法规有一定差异。

办公室经理要求

候选人以某种方式必须领导人们。一家小型公司中可能只有几个人，大型企业中可能只有整个管理人员。当然，申请人必须是有信心的PC用户，并且能够与其他办公设备（扫描仪，打印机或传真机）一起工作。办公室经理通常是公司的代表，因此必须有强制性讲话和写商务信函的能力。公司经常要求此类员工了解文书工作和劳动法的基础。熟练掌握至少一种外语仍然是一种理想的技能，但是，在申请大型企业时，这已经是强制性要求之一。

在某些情况下，办公室经理必须将其职责与其他员工的职能结合起来。这导致所需技能的增加。因此，具有会计职能的办公室经理必须接受适当的教育并具有特殊的课程。

主要职责

具有秘书职能的办公室经理的典型职位描述包括以下各项：

处理邮件，包括传入和传出；他们在公司内部的重新分配；
控制合同和协议项下义务履行的时间；
拨打和接听来电；
与客户和合作伙伴公司的代表一起工作；
监控必要文具的可用性；
使办公设备保持工作状态，并在出现故障时致电专家；
在工作时间表内分配时间（在某些情况下为负责人）；
组织必要的活动（会议，会议，商务旅行，公司聚会）；
会议记录；
在公司网站上更新和补充新鲜内容。

该列表仅包括基本要求。可以根据已订立的劳动合同的具体内容增加其他项目。例如，具有人事干事职能的办公室经理的职位描述要求员工及时保存并提供所有会计凭证，或者在缺席的情况下更换人事部门负责人。

其他责任

除了主要功能外，办公室经理的职位描述还包含一系列不同的职责，具体取决于公司的发展方向。可能需要办公室经理与行政机关合作，即获得交易许可，开设公司或子公司的分支机构等。

最关键的任务之一是在没有董事的情况下对公司进行实际管理。当然，只有当员工已将自己确立为可靠和负责任的人时，这才有可能。此外，办公室经理的职位描述通常包含关于起草一般授权书的条款。例如，可能需要这样的文件来接收高度重要的邮件。

非正式要求

大型公司通常允许事先熟悉该职位候选人的办公室经理的职位描述样本，以便他们充分了解要求和职责列表。

但是，即使看到了这些权力，申请人也必须了解，他仍然是企业的众多员工之一。在这方面，不应忘记工作说明中没有阐明的内容。具有秘书职能的办公室经理必须是一个具有细腻的时间意识的人，以便能够根据需要分配时间。

组织工作流程的任务

工作最重要的要求是效率，因此担任这一职位的人必须经济地消耗办公用品，以控制耗电量。

对于其他员工，办公室经理几乎要与负责人负责。因此，他必须确保工作条件符合公认的卫生标准和安全规则。最后，在履行其直接职责时，办公室经理可以访问机密文件，因此要求之一是签署关于商业秘密或可能损害公司市场地位的任何其他信息的保密协议。

办公室经理的权利

当然，履行如此多的职责可以使员工行使特殊权利。办公室经理的职位描述中也详细说明了这些内容。其中某些工具的本质（例如访问机密信息的能力）直接来自履行其工作职责的需要。其他则与电源特权相关联。因此，办公室经理有权要求其余员工纠正他们在生产文件中疏忽大意所犯的错误，确定对他们的奖励金额或对疏忽大意施加罚款。

通常，办公室经理是员工与决策者之间的纽带。这样的职位使他获得了更好的工作条件，并提出了集体愿望，希望提高特定部门和整个企业的工作质量。